運営担当者の心得!絶対覚えておきたいコトとは?

自社のウェブ担当になったけれど、何をどうしたらいいかわからない。
引き継ぎもない状態で担当者になってしまった。
自社のHPをうまく運用していきたいが、どうすればいいかわからない
など、自社のホームページ担当を任されたけれどどうすれば良いかわからないことってありませんか?
本記事では、運営担当者になったばかりの方に覚えておいていただきたいことを解説していきます。ぜひ最後までご覧になり、参考にしてくださいね。

ホームページ運用のために最初にすること

まずは、ホームページ運用のためにやらなければならないことについて、「これだけは抑えておこう!」というものについて解説していきます。
色々と「やらなければ!」と思われるかもしれませんが、少しずつ増やしていけばOKです。焦らずいきましょう。

運用目的を明確にしておく

必ず最初にやるべきことは、自社のホームページの運用目的が何であるか?です。
自社のホームページは、何を目的として運用されているかご存知ですか?自社の商品やサービスの売上を上げるのか、はたまた問い合わせをアップさせるのか。ホームページを運用することによって何を目的とするのかを理解しておかなければ、日々の更新やコンテンツ制作に影響してきます。
なお、運用目的は常に明確にしておくと同時に、定期的な確認と見直しが必要となります。現状のままで良いのか、ターゲットや最終的なゴールは変更しなくて良いのかなど、自分だけで考えるのではなく会社全体として運用目的を理解しておくようにしましょう。

現状の課題や弱点を把握する

現状の自社ホームページの課題がどういったところにあるのか、弱点は何かを把握しておくことは必ずやらなければなりません。
Googleアナリティクスなどを利用した分析はもちろんのこと、自社内で感じられている課題や弱点を把握することで、「どういった補強が必要か」「コンテンツとして何が有効か」を考えることができます。

CMSなどの更新に慣れる

自社ホームページの情報更新やブログなどのコンテンツに関して、CMS(コンテンツマネジメントシステム)を導入していることがあります。有名なところで言うとWordPressですが、そういったものの使い方を理解しておくことも必要です。
とはいえ、そこまで難しいことではありませんので、時間をかけて落ち着いて理解していくようにすれば問題ありません。
引き継ぎなどが無いままに変わってしまった場合には、どうしようもないところがあるかもしれませんが、わからないまま、間違えたままで理解して運用を続けていると、取り返しのつかないミスをしてしまうこともあります。
周囲の理解を得ながら、確実に慣れていきましょう。

ウェブ運用担当者の役割

ウェブ運用担当者は、ホームページの更新をしたり運用すれば良いわけではありません。実際に、ウェブ運用担当者の役割にはどういったものがあるのでしょうか。ここからは、具体的に何をしていくのか解説をしたいと思います。

自社とユーザーの関係性構築

ウェブ担当者は、自社とユーザーの間の「橋渡し役」としてのポジションに立つことが必要です。自社からの情報を発信するだけでなく、ユーザーがどのような情報を求めているのか、自社にどういった期待をしてくれているのかなどを理解し、お互いのベクトルが良い意味でぶつかることができるようにしなければなりません。
自社が発信する情報が、ユーザーや世間にとってどれだけ必要なことであり、多くのユーザーの役に立てるようなものが世の中に出せるかどうかはウェブ担当者にかかっているといっても過言ではありません。
ホームページはただただ更新すれば良いわけでなく、常に新しい・有益な情報が発信できれば、自社が世間にとって「健全な会社だ」という評価につながっていくのです。

ドメインやサーバーの管理

ウェブ担当者は、ホームページが日々問題なく見ることができているかどうかを管理することも重要です。
特にドメインやサーバーの契約期間をしっかりと把握できているか、どういった管理体制になっているかを理解できているかなどは理解しておかなければなりません。
サーバーやドメインの専門知識を持っておく必要はありません。レンタルサーバーを利用しているなら、「どの会社を利用しているのか?」「IDやパスワードは?」「自社経営をしているのか、そうでないのか」など、管理をするために必要な情報は確実に手に入れておく必要があります。また、ドメインは「何年契約しているのか」「使用料はいくらか」「利用料を支払うタイミングはいつか?」など。
あくまでも、自社のホームページがサーバーやドメイン利用料を払い忘れたり更新し忘れてしまったことで見られなくなるようなことがないようにするために必要な情報を得ておくことようにしましょう。

外部からのお問合せ対応

問い合わせフォームから送られてきた資料請求依頼や商品(サービス)に関する問い合わせ、意見やクレームなどへの対応もウェブ担当者が行うことがあります。
とはいえ、全てを担当するのではなくあくまでも初期対応。実際の担当者へ対応を依頼することになるのですが、そこまでのスピードをいかに早く、ユーザーや顧客が不満を感じることの無いようにしなければなりません。
「橋渡し役」としての役割はこういったところにも求められることがあるのです。

社内からの更新依頼対応

ウェブ担当者には、社内の部署から情報更新を依頼されることがあります。
新商品やサービス、お知らせの更新などを依頼されることがあるため、対応できるようにしておきましょう。
また、ホームページの表示トラブルや機能拡張の依頼を受けることもあるでしょう。自分ができることならすぐに対応できるけれど、制作会社に依頼しなければならないこともあります。社内からの依頼に対応できるような準備をしておきましょう。

トラブル対応

ウェブ担当者は、ホームページに関する基本的なトラブル対応もできる必要があります。急に表示されなくなった、文字化けしているところがある等など、思いがけないトラブルが起こったとき、自分で対処できるところとそうでないところがある場合にはどのように行動すべきか、自分なりの行動フローを作り、スムーズに動けるようにしておきましょう。
ホームページが見えなくなることによってユーザーや顧客からの評価が下がったり、機会損失につながることもあります。
常にさまざまなことを想定した準備が必要です。

まとめ

今回は、ウェブ担当者(特に初心者)が覚えておくべきことや最初に覚えておくことについて解説しました。
ウェブ担当者にはやることがたくさんある印象かもしれませんが、少しずつ慣れていけば大丈夫です。
決して焦る必要はありません。一つずつ確実に覚えていきましょう。

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